Eventtag-Checkliste: Einlass ohne Stress
Was vor und während des Einlasses zu tun ist — und was ihr macht, wenn Internet, Scanner, Checkout oder E-Mails ausfallen. Die Checkliste ist für Veranstalter mit TCKTNEST geschrieben, die meisten Punkte gelten aber für jedes QR-Ticketing.
Planung
Eine Woche vorher
- Kapazität und Ticketkategorien final prüfen; bei Bedarf Vorverkaufsende setzen, damit die Abendkassa planbar bleibt.
- Klären, wie viele Eingänge es gibt — pro Eingang mindestens ein Smartphone mit Kamera und eine zweite Person als Reserve.
- Mobilfunk bzw. WLAN an der Tür testen, am besten zur selben Uhrzeit. Der Browser-Scanner braucht für jede Prüfung eine Verbindung.
- Gäste in der Ankündigung bitten, das Ticket (E-Mail, Ticketseite oder PDF) griffbereit zu haben — ein Screenshot des QR-Codes reicht.
Vorbereitung
Am Vortag
- Scan-Link im Dashboard an das Türteam schicken (nur an das Team — der Link funktioniert ohne Login). Jede Person öffnet ihn einmal und erlaubt den Kamerazugriff.
- Mit einem echten Testticket (z. B. einem €0-Gästelisten-Ticket) einen Scan durchspielen: grün beim ersten Scan, gelb beim zweiten.
- Druckbare Einlassliste aus dem Dashboard ausdrucken — mit Namen und den 8-stelligen Ticketcodes. Sie ist euer Plan B.
- Powerbanks und Ladekabel einpacken; Bildschirmhelligkeit hoch, automatische Sperre aus.
Kurz vorher
Am Eventtag, vor Einlass
- Einlassliste kurz vor Türöffnung neu drucken, damit späte Käufe drauf sind.
- Alle Geräte öffnen den Scanner und zeigen einen grünen Verbindungspunkt oben links.
- Team einweisen: Grün = gültig, einlassen. Gelb = bereits eingelassen — nachfragen, nicht doppelt einlassen. Rot = ungültig, erstattet oder falsches Event. Grau „Keine Verbindung“ = NICHT geprüft, erneut scannen oder Liste nutzen.
- Festlegen, wer Sonderfälle entscheidet (Ticket nicht auffindbar, Name weicht ab, Gruppe mit einem Ticket).
Laufend
Während des Einlasses
- QR-Code nicht lesbar? Im Scanner „Code manuell eingeben“ und die 8 Zeichen unter dem QR-Code tippen — gleiche Prüfung, gleicher Schutz vor Doppel-Einlass.
- Gast findet sein Ticket nicht: in der Käuferliste im Dashboard nachsehen und das Ticket erneut senden, oder auf der gedruckten Liste abhaken.
- Die Live-Anzeige im Dashboard zeigt, wie viele Gäste schon drin sind — nützlich für die Kapazitätsgrenze der Location.
Wenn etwas ausfällt
Kein Internet an der Tür
Nicht einlassen auf Verdacht. Auf die gedruckte Einlassliste wechseln, Namen und Code abhaken. Sobald wieder Netz da ist, die abgehakten Codes im Scanner manuell eingeben, damit sie nicht noch einmal verwendet werden können. Mehrere Türen mit Papierlisten sehen sich gegenseitig nicht — Listen nach Namensbereichen aufteilen.
Scanner/Handy fällt aus
Zweites Gerät mit demselben Scan-Link öffnen. Ohne Ersatzgerät: Einlassliste.
Checkout funktioniert nicht
Auf der Eventseite prüfen, ob Tickets verfügbar sind (ausverkauft, Vorverkaufsende, Kapazität). Besteht das Problem weiter, uns kontaktieren. Für die Abendkassa könnt ihr Gästelisten-Tickets ausstellen.
Zahlungsdienst gestört
Den Status von Stripe prüfen (status.stripe.com). Bereits bezahlte Tickets bleiben gültig; neue Käufe warten, bis Stripe wieder erreichbar ist. Bei verzögert bestätigten Zahlungsarten kommt das Ticket erst nach Bestätigung.
Ticket-E-Mails kommen nicht an
Spam-Ordner prüfen lassen. Im Dashboard das Ticket erneut senden — oder den Gast auf der Liste abhaken. Das Ticket ist gültig, auch wenn die Mail fehlt.
Gefälschtes oder erstattetes Ticket
Der Scanner zeigt rot („Ungültig“, „Manipuliert“ oder „Storniert“). Freundlich an die Kassa bzw. an die verantwortliche Person verweisen.
Gut zu wissen
Der TCKTNEST-Scanner prüft jedes Ticket online gegen die Datenbank. Dadurch kann dasselbe Ticket auch an zwei Türen gleichzeitig nur einmal eingelassen werden. Einen Offline-Modus gibt es derzeit bewusst nicht, weil mehrere Geräte ohne Verbindung Doppel-Einlässe nicht sicher erkennen könnten — deshalb die gedruckte Liste als Plan B.