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30. Oktober 2026

Abendkassa oder Vorverkauf? Was sich für kleine Konzerte und Clubnächte rechnet

Vorverkauf, Abendkassa oder beides? Planungssicherheit, Bargeld, Registrierkassenpflicht in Österreich und ein Rechenbeispiel für kleine Konzerte.

Kurz gesagt: Der Vorverkauf bringt dir Planungssicherheit und Geld vor dem Event. Die Abendkassa fängt spontane Gäste ab, bedeutet aber Bargeld, Personal und in Österreich Belegerteilungspflicht ab dem ersten Euro. Für die meisten kleinen Konzerte funktioniert eine Mischung am besten: Vorverkauf als Basis und ein bewusst freigehaltenes Kontingent für die Abendkassa.

Was der Vorverkauf dir bringt

  • Planungssicherheit: Eine Woche vor dem Konzert weißt du, ob 40 oder 140 Leute kommen. Danach richtest du Personal, Getränkebestellung und Werbebudget aus, oder du ziehst rechtzeitig in einen kleineren Raum um.
  • Geld vor dem Event: Mit den Vorverkaufseinnahmen kannst du Anzahlungen für Location oder Technik vorfinanzieren, statt alles aus eigener Tasche vorzustrecken.
  • Verbindlichkeit beim Publikum: Wer ein Ticket gekauft hat, kommt eher auch bei Regen.
  • Weniger Bargeld: Online bezahlte Tickets müssen am Abend nicht gezählt, gewechselt und nach Hause getragen werden.

Der Nachteil: Ticketgebühren fallen an, und ein Teil deines Publikums entscheidet sich trotzdem erst am Abend.

Was die Abendkassa dir bringt

  • Spontane Gäste: Gerade bei Clubnächten und lokalen Konzerten entscheidet ein Teil des Publikums erst am Abend.
  • Laufkundschaft: Wer zufällig vorbeikommt, kauft nur, wenn es eine Kassa gibt.
  • Höherer Preis möglich: Viele Veranstalter:innen verlangen an der Abendkassa ein paar Euro mehr. Das belohnt Vorverkaufskäufer:innen und finanziert den Mehraufwand an der Tür.

Die Nachteile: Du weißt bis zum Abend nicht, was kommt. Du brauchst eine Person an der Kassa, Wechselgeld und einen sicheren Umgang mit Bargeld. Und in Österreich kommen steuerliche Pflichten dazu.

Registrierkasse und Beleg: was in Österreich gilt

Die folgenden Punkte stammen aus der Bundesabgabenordnung (§§ 131b und 132a BAO) und dem Unternehmensserviceportal (USP). Ob und wie sie konkret auf dich zutreffen, hängt davon ab, ob du als Unternehmer:in, als Verein oder privat veranstaltest. Klär das im Zweifel mit deiner Steuerberatung.

Belegerteilungspflicht ab dem ersten Euro

Wer als Unternehmer:in Barzahlungen annimmt, muss laut USP für jede Barzahlung einen Beleg ausstellen, unabhängig davon, ob du eine Registrierkasse brauchst. Die Käufer:innen müssen den Beleg laut § 132a BAO entgegennehmen und mitnehmen. Ein elektronischer Beleg ist zulässig, wenn er den Zahlenden unmittelbar zugänglich gemacht wird.

Registrierkassenpflicht: zwei Grenzen

Eine Registrierkasse ist laut § 131b BAO Pflicht, wenn beide Grenzen überschritten werden:

  • Jahresumsatz von 15.000 Euro je Betrieb und
  • davon Barumsätze von mehr als 7.500 Euro im Jahr.

Die Pflicht beginnt mit Beginn des viertfolgenden Monats nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem die Grenzen erstmals überschritten wurden.

Achtung: Kartenzahlung zählt als „bar“

Ein häufiger Irrtum: Laut § 131b BAO gilt als Barzahlung auch die Zahlung mit Bankomat- oder Kreditkarte oder vergleichbaren elektronischen Zahlungsformen. Selbst ausgegebene Gutscheine zählen ebenfalls dazu. Ein Kartenterminal an der Abendkassa befreit dich also nicht von Registrierkasse und Beleg.

Anders beim Online-Shop: Laut USP sind Umsätze im Rahmen eines Online-Shops von der Registrierkassenpflicht befreit, wenn die Kundschaft nicht direkt mit Bargeld bezahlt. Online-Vorverkauf und Abendkassa werden also unterschiedlich behandelt.

Ausnahmen

Das USP nennt unter anderem:

  • „Kalte-Hände-Regel“: Bei Umsätzen im Freien bis 45.000 Euro netto Jahresumsatz darf die Tageslosung per Kassasturz ermittelt werden. Für eine Abendkassa in einem Club ist das in aller Regel nicht relevant, eher für Open-Air-Formate. Ob es auf dein Event passt, solltest du prüfen lassen.
  • Bestimmte Umsätze begünstigter Körperschaften, etwa „kleine Feuerwehrfeste oder Sportveranstaltungen eines Sportvereins“. Die genauen Voraussetzungen für gemeinnützige Vereine findest du beim USP.

Die Mischung: Vorverkauf plus Abendkassa-Kontingent

Für kleine Konzerte bewährt sich oft dieses Modell:

  1. Vorverkauf als Basis, mit einem etwas günstigeren Preis
  2. Kontingent für die Abendkassa freihalten, also nicht die ganze Kapazität online verkaufen
  3. Vorverkaufsende festlegen, z. B. am Eventtag um 18 Uhr, damit du vor Einlass weißt, wie viele Plätze an der Tür übrig sind
  4. Klar kommunizieren, was an der Abendkassa gilt

Die Größe des Abendkassa-Kontingents hängt davon ab, wie spontan dein Publikum ist. Hast du bei früheren Events viel Laufkundschaft gehabt, darf es größer sein. Läuft der Vorverkauf so gut, dass das Event ausverkauft zu sein droht, kannst du das Kontingent später verkleinern und online freigeben.

Preisunterschied VVK/AK

Ein paar Euro Aufschlag an der Abendkassa sind üblich und gut zu argumentieren: Der Vorverkauf gibt dir Sicherheit, dafür bekommt das Publikum einen Vorteil. Wichtig ist, dass der Unterschied auf der Eventseite steht („VVK 15 €, AK 18 €“), damit niemand an der Tür überrascht wird.

Rechenbeispiel: 150er-Club, ein Abend

Annahmen (bewusst vereinfacht):

  • Kapazität 150, davon 120 Tickets im Vorverkauf und 30 für die Abendkassa
  • VVK 15 €, AK 18 €
  • Du verkaufst online über TCKTNEST im Nest-Plan und übernimmst die Gebühr selbst: 3,7 % + 0,39 € pro Ticket, also bei 15 € 0,95 € netto, mit 20 % USt. 1,14 € (für Veranstalter:innen mit Sitz in Österreich)
  • Kosten der Zahlungsabwicklung, AKM, eigene Umsatzsteuer und Vorsteuerabzug lasse ich weg, damit das Beispiel übersichtlich bleibt

Szenario A, guter Abend: 110 VVK-Tickets verkauft, 30 an der Abendkassa.

  • Vorverkauf: 110 × 15 € = 1.650 €, minus 110 × 1,14 € = 125,40 € Gebühr → 1.524,60 €
  • Abendkassa: 30 × 18 € = 540 €, dafür eine Person an der Kassa, Wechselgeld und Belege
  • Zusammen: 2.064,60 €

Szenario B, Regen und Konkurrenzveranstaltung: 110 VVK-Tickets, nur 8 an der Abendkassa.

  • Vorverkauf unverändert: 1.524,60 €, das Geld ist schon da
  • Abendkassa: 8 × 18 € = 144 €
  • Zusammen: 1.668,60 €

Szenario C, nur Abendkassa: Kein Vorverkauf, Preis 18 €. Die entscheidende Frage ist, wie viele der 110 Vorverkaufskäufer:innen auch ohne Ticket gekommen wären. Kommen davon nur 70, und an der Tür sind es dieselben 8 spontanen Gäste, dann sind das 78 × 18 € = 1.404 €. Ohne Gebühren, aber mit mehr Bargeld und null Planungssicherheit.

Der Punkt ist nicht der exakte Betrag. In Szenario A und B ist der größte Teil des Umsatzes schon vor dem Abend sicher, in Szenario C hängt alles am Wetter. Die Annahme „70 von 110 wären auch so gekommen“ ist frei gewählt. Setz deine eigenen Erfahrungswerte ein.

Checkliste für die Abendkassa

  • Wechselgeld in passender Stückelung und einen abschließbaren Behälter bereithalten
  • Belege vorbereiten: Registrierkasse oder, falls keine Pflicht besteht, eine fortlaufende Belegerstellung (Beleginhalte laut USP)
  • Kartenterminal? Dran denken, dass Kartenzahlung steuerlich als Barzahlung zählt
  • Nach dem Abend: Kassasturz zu zweit, Ergebnis dokumentieren
  • Feste Zahl an Abendkassa-Plätzen festlegen und mitzählen, damit die Kapazität nicht überschritten wird
  • Preise und Zahlungsarten an der Tür gut sichtbar aushängen

Und TCKTNEST?

Mit TCKTNEST deckst du den Vorverkauf ab: Ticketkategorien mit eigenem Kontingent, geplanter Verkaufsstart und Verkaufsende (ab dem Starter-Plan), QR-Tickets, die im Browser gescannt werden, und eine druckbare Einlassliste als Fallback. Eine Kassa-Funktion für die Abendkassa bietet TCKTNEST nicht, dafür brauchst du eine eigene Lösung. Die aktuellen Gebühren findest du unter Preise.

Quellen

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und keine Rechtsberatung. Stand: Oktober 2026.

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