Tickets für Kunstausstellungen und Vernissagen: Gästeliste am Eröffnungsabend, Eintritt an den Folgetagen

Eine Ausstellung hat fast immer zwei völlig unterschiedliche Phasen. Da ist der Eröffnungsabend – die Vernissage – mit Wein, Publikum, Künstlerin oder Künstler vor Ort, meist mit freiem Eintritt. Und da ist die Ausstellung selbst, die danach über Wochen oder Monate läuft, oft mit einem regulären Eintrittspreis für Besucher:innen, die zu einem x-beliebigen Nachmittag vorbeikommen. Beide Phasen haben unterschiedliche Anforderungen an ein Ticketing – aber sie gehören zum selben Event, und im Idealfall verwaltest du sie auch mit demselben Tool, nicht mit einer Excel-Liste für den einen Abend und einer separaten Kassa-Lösung für den Rest der Laufzeit.

Dieser Artikel geht durch, wie sich das konkret abbilden lässt: Gästeliste mit fester Kapazität für die Vernissage, Ticketkategorien mit Eintrittspreis für die Ausstellungstage danach.

Warum die Vernissage eine Gästeliste braucht, auch wenn der Eintritt frei ist

Eine Einladung per E-Mail oder Social-Media-Post ohne jede Anmeldung fühlt sich offen und einladend an – bis der Abend selbst kommt und deutlich mehr Menschen in der Galerie stehen, als der Raum eigentlich fasst. Anders als bei einem Konzertsaal mit fixer Sitzplatzzahl ist die reale Kapazität einer Galerie oft eng: ein Altbau-Loft mit 80 Quadratmetern, ein Ausstellungsraum in einem denkmalgeschützten Gebäude, ein Off-Space mit einem einzigen schmalen Zugang. Sind an einem Abend 150 statt der eingeplanten 60 Personen da, ist das nicht nur unangenehm für alle, die vor lauter Gedränge kein Bild mehr sehen – es kann bei manchen Locations auch schlicht ein Problem mit der zulässigen Personenzahl im Raum werden.

Genau dafür lohnt sich eine echte Gästeliste, auch wenn kein Cent Eintritt verlangt wird. Bei TCKTNEST ist ein Ticketpreis von €0 technisch ein normaler Wert im selben System wie ein bezahltes Ticket: Interessierte melden sich mit Name und E-Mail-Adresse an, bekommen ein QR-Ticket per Mail, und die Kategorie hat eine feste Obergrenze. Ist die Kapazität erreicht, ist die Anmeldung automatisch geschlossen – ohne dass du an dem Abend selbst improvisieren oder Leute an der Tür abweisen musst, die extra angereist sind.

Die Vernissage konkret anlegen

1. Event anlegen mit Titel, Datum und Ort der Galerie – wie jedes andere Event.
2. Ticketkategorie „Vernissage" mit Preis €0 erstellen und die Kapazität auf die realistische Personenzahl des Raumes setzen, nicht auf eine Wunschzahl. Erfahrungsgemäß lieber etwas konservativer kalkulieren, da an einem Eröffnungsabend ohnehin nie alle Angemeldeten pünktlich gleichzeitig da sind, aber auch nie alle zur exakt gleichen Minute wieder gehen.
3. Optional mehrere Kategorien für unterschiedliche Gästegruppen, etwa „Presse", „Sammler:innen" oder „Freundeskreis" – jede mit eigenem, kleinerem Kontingent, falls du bestimmten Gruppen unabhängig vom allgemeinen Andrang einen Platz garantieren willst.
4. Optional Einlasszeiten staffeln. Bei einer stark nachgefragten Vernissage lässt sich der Eröffnungsabend in Zeitfenster unterteilen (etwa 18–19 Uhr und 19–20:30 Uhr), sodass nicht die gesamte erwartete Gästezahl im selben Moment vor der Tür steht.
5. Link teilen – per E-Mail-Einladung, auf der eigenen Website oder als eingebettetes Widget, das direkt auf der Galerie-Website läuft, statt auf eine fremde Domain zu verweisen.

Am Eröffnungsabend selbst läuft der Einlass über die Browser-Scan-App: Jemand vom Team öffnet den Scan-Link am eigenen Handy, hält die Kamera auf den QR-Code, und die App zeigt sofort, ob die Anmeldung gültig ist. Kein Abhaken auf einer Papierliste, kein Suchen nach einem Namen unter hundert Einträgen – und falls jemand seine Einladung an eine weitere Person weiterleitet, wird der zweite Scan-Versuch sofort als „bereits verwendet" markiert.

Die Ausstellungstage danach: reguläre Ticketkategorien statt freiem Eintritt

Läuft die Ausstellung nach der Vernissage über mehrere Wochen weiter, ist der Eintritt an diesen Tagen bei vielen Galerien und Kunstvereinen nicht mehr kostenlos – ein regulärer Eintrittspreis, oft mit einer ermäßigten Kategorie für Schüler:innen, Studierende oder Senior:innen, deckt einen Teil der Ausstellungskosten. Das lässt sich im selben Event abbilden, ohne einen zweiten, separaten Ticketshop aufzusetzen:

• Kategorie „Regulär" mit dem normalen Eintrittspreis, gültig für die gesamte Laufzeit nach der Vernissage.
• Kategorie „Ermäßigt" mit reduziertem Preis für die Zielgruppen, die deine Galerie üblicherweise vergünstigt einlässt.
• Kategorie „Gruppen/Schulklassen", falls Führungen für Schulklassen oder größere Gruppen zu einem eigenen Preis pro Person angeboten werden.

Weil jede Kategorie ein eigenes Kontingent und einen eigenen Preis hat, lässt sich die Vernissage-Kategorie mit €0 einfach parallel im selben Event stehen lassen und nach dem Eröffnungsabend schließen (oder das Kontingent auf null setzen), während die regulären Eintrittskategorien ab dann laufen. Für Besucher:innen, die erst in Woche drei der Ausstellung vorbeikommen, zeigt die Ticketseite ohnehin nur noch die aktuell verfügbaren Kategorien.

Falls einzelne Ausstellungstage – etwa ein verlängerter Öffnungstag am Wochenende oder ein spezieller Kuratorinnen-Rundgang – einen eigenen Termin brauchen, lässt sich das Event auch mit mehreren Terminen anlegen, statt für jeden Tag eine komplett neue Seite zu pflegen.

Einlasszeiten auch im laufenden Ausstellungsbetrieb

Nicht nur am Eröffnungsabend, auch im laufenden Betrieb kann eine kleine Galerie von gestaffelten Zeitfenstern profitieren – etwa wenn eine Installation nur eine begrenzte Anzahl Personen gleichzeitig im Raum vertragen kann, oder wenn eine Führung zu festen Uhrzeiten stattfindet und nicht beliebig viele Personen auf einmal teilnehmen sollen. Dieselbe Funktion, die am Vernissage-Abend den Andrang entzerrt, lässt sich also für einzelne Ausstellungstage oder Führungstermine weiterverwenden, statt eine eigene Lösung dafür zu suchen.

Die Gästeliste als Ausgangspunkt für die nächste Einladung

Der CSV-Export – Name, E-Mail, Kategorie, Status – ist nach der Vernissage mehr als nur ein Nachweis, wer da war. Für eine Galerie oder einen Kunstverein ist genau diese Liste oft der Kern der eigenen Kontaktbasis: Wer war an dem Abend da, wer hat sich für „Sammler:innen" statt „Allgemein" angemeldet, wer taucht bei mehreren Vernissagen in Folge auf. Diese Daten gehören vollständig der Galerie, nicht der Ticketing-Plattform – exportierbar, jederzeit abrufbar, und die Grundlage für die Einladung zur nächsten Ausstellung, statt bei jedem neuen Termin wieder bei null anzufangen.

Team-Zugänge für Vernissage und laufenden Betrieb

Am Eröffnungsabend braucht es oft mehrere Personen gleichzeitig am Einlass, während im laufenden Ausstellungsbetrieb meist eine einzelne Person an der Kassa reicht. Über Team-Rollen lässt sich das direkt abbilden: Eine Scanner-Rolle für Helfer:innen, die am Vernissage-Abend ausschließlich Einlass kontrollieren sollen, ohne Zugriff auf die Gästeliste oder Einstellungen zu haben, und eine Manager-Rolle für die Person, die während der laufenden Ausstellung auch Rückfragen beantwortet oder die Zahlen im Blick behält.

Fazit

Eine Vernissage und die Ausstellungstage danach sind zwei Phasen mit unterschiedlicher Logik, aber sie müssen nicht mit zwei unterschiedlichen Systemen laufen. Eine €0-Ticketkategorie mit fester Kapazität löst am Eröffnungsabend genau das Problem, das eine offene Einladung nicht löst: den Überblick darüber, wie viele Menschen tatsächlich in den Raum passen. Reguläre Ticketkategorien mit Eintrittspreis übernehmen für die Wochen danach denselben Ticketshop, dieselbe QR-Infrastruktur und denselben Einlass-Scan – nur mit einem anderen Preis. Am Ende bleibt eine einzige Gästeliste, die mit jeder weiteren Ausstellung wächst, statt bei jedem Eröffnungsabend neu bei null anzufangen.

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