€0-Tickets mit echter Gästeliste: Gratis-Events technisch richtig anlegen

Nicht jedes Event verkauft Tickets. Eine Pressevorführung, ein Vereinsfest, eine private Feier mit begrenztem Platz, ein Launch-Event, bei dem der Eintritt bewusst frei ist – der Ticketpreis ist hier schlicht €0. Trotzdem stellt sich dieselbe Frage wie bei einem bezahlten Event: Wer kommt tatsächlich, wie viele werden es sein, und wie läuft der Einlass am Tag selbst? In der Praxis landet die Antwort erstaunlich oft bei einer Excel-Tabelle, einer WhatsApp-Gruppe voller Zusagen oder einem handbeschriebenen Zettel an der Tür.

Das muss nicht sein. Ein Ticket mit Preis €0 ist bei TCKTNEST technisch dasselbe Ticket wie ein bezahltes. Das heißt: echter QR-Code, echter Scan am Einlass, echte Gästeliste im Dashboard (ab dem Starter-Plan auch als CSV-Export). Dieser Artikel zeigt, wie du das konkret aufsetzt.

Was ein €0-Ticket technisch bedeutet

Bei TCKTNEST ist der Ticketpreis ein Feld, kein separater Event-Typ. Trägst du dort €0 ein, ändert sich am Rest der Infrastruktur nichts: Die Ticketkategorie funktioniert wie jede andere, der Kauf – bzw. die Reservierung – läuft über denselben Checkout-Flow, und am Ende bekommt jede Person ein Ticket mit eigenem QR-Code und eine Bestätigungsmail.

Der Unterschied liegt beim Geld – aber gebührenfrei ist ein €0-Ticket nicht: Pro Gratis-Ticket fällt die Mindestgebühr deines Plans an (im Nest-Plan €0,59). Dafür gibt es drei Wege:

• An die Gäste weitergeben: Dann zahlt jede Person die Mindestgebühr beim Reservieren – mit kurzem Zahlungsschritt.
• Selbst tragen und verrechnen: Die Gebühr wird als offener Betrag gesammelt und mit deinem nächsten bezahlten Ticketverkauf verrechnet. Gäste tragen dann nur Name und E-Mail ein. Ab rund €5 offenen Gebühren brauchst du allerdings erst einen bezahlten Verkauf oder Credits, bevor weitere Gratis-Tickets ausgegeben werden.
• Gästelisten-Credits vorab kaufen: Credits zu je €0,25 pro Ticket – für reine Gratis-Events ohne bezahlte Verkäufe der praktischste Weg.

Die Nest-Stufe selbst kostet €0 im Monat; bezahlt wird also nur pro ausgegebenem Ticket.

Schritt für Schritt: Ein Gratis-Event anlegen

1. Event wie gewohnt anlegen – Titel, Datum, Ort, Beschreibung. Kein separater "Gästelisten-Modus", es ist ein normales Event.
2. Ticketkategorie erstellen und Preis auf €0 setzen. Du kannst mehreren Kategorien arbeiten, etwa "Presse", "Gast" und "Begleitung" – jede mit eigener Kapazität, aber demselben Preis von €0.
3. Kapazität pro Kategorie festlegen. Das ist bei Gratis-Events oft der eigentliche Grund für ein Ticketing-Tool: Ohne Obergrenze weißt du nie, ob 40 oder 400 Personen auftauchen. Mit einer festen Kapazität pro Kategorie ist bei Erreichen der Grenze automatisch Schluss – kein manuelles Nachzählen nötig.
4. Optional: Einlasszeiten definieren. Bei einer Pressevorführung mit zwei Slots oder einem Event mit gestaffeltem Einlass lässt sich das genauso einrichten wie bei einem bezahlten Ticket – jede Kategorie kann an ein Zeitfenster gebunden werden.
5. Veröffentlichen. Der Link zur Veranstalterseite bzw. zur Event-Seite funktioniert wie bei jedem anderen Event – per Direktlink teilen, in eine bestehende Einladungsmail packen oder als eingebettetes Widget auf der eigenen Website platzieren.

Das war's an Konfiguration. Es gibt keinen zusätzlichen Schritt, den du bei einem bezahlten Event nicht auch hättest – du entscheidest nur noch, wer die Mindestgebühr trägt (siehe oben).

Was Gäste beim Reservieren sehen

Beim Aufruf der Event-Seite sieht eine Interessentin oder ein Interessent die Ticketkategorie mit dem Preis €0, wählt die gewünschte Anzahl (sofern zugelassen) und trägt Name und E-Mail-Adresse ein. Trägst du die Gebühr selbst, gibt es statt eines Zahlungsformulars nur einen Bestätigungs-Button – kein Kreditkarten-Feld, weil für die Gäste nichts zu bezahlen ist. Gibst du die Mindestgebühr weiter, kommt ein kurzer Zahlungsschritt über diesen Betrag dazu. Direkt danach kommt die Bestätigungsmail mit dem QR-Ticket als PDF, exakt wie bei einem bezahlten Ticket.

Das ist der Punkt, an dem sich ein echtes Ticketing-Tool von einer reinen Anmeldeliste unterscheidet: Die Person hat am Ende nicht nur eine Zusage in einer WhatsApp-Nachricht, sondern ein Ticket mit eindeutigem Code – etwas, das sie ausdrucken, am Handy vorzeigen oder weiterleiten kann (wobei doppeltes Einlösen am Einlass sofort auffällt, dazu gleich mehr).

Einlass am Eventtag: derselbe Scan wie bei bezahlten Tickets

Genau hier zeigt sich der eigentliche Vorteil gegenüber einer Excel-Gästeliste. Am Einlass läuft ein Gratis-Event über dieselbe Browser-Scan-App wie jedes andere TCKTNEST-Event: Türpersonal öffnet den Scan-Link im Handy-Browser, richtet die Kamera auf den QR-Code, und die App zeigt sofort an, ob das Ticket gültig, bereits verwendet oder ungültig ist.

Das löst genau die Probleme, die eine Papierliste oder eine Namensliste am Tablet nicht löst:

• Kein manuelles Abhaken. Niemand muss unter hundert Namen den richtigen suchen, während sich hinter der Person schon eine Schlange bildet.
• Kein doppelter Einlass. Wird ein Ticket-Foto an zwei Personen weitergegeben, akzeptiert der Scan nur den ersten Versuch – der zweite wird sofort als "bereits verwendet" markiert.
• Mehrere Einlassspuren gleichzeitig. Bei größerem Andrang scannt einfach eine zweite Person mit dem eigenen Handy denselben Link – ohne Absprache, ohne zusätzliche Einrichtung.
• Kein Passwort fürs Türpersonal. Der Scan-Link des Events öffnet nur die Scan-Ansicht im Browser – ohne Login und ohne Zugriff auf Gästeliste, Einstellungen oder Verkaufszahlen. Team-Mitglieder (Rolle Scanner oder Manager) kannst du ab dem Indie-Plan zusätzlich einladen.

Für eine private Feier reicht dafür oft ein einzelnes Handy einer Person aus dem Freundeskreis. Für eine Pressevorführung mit mehreren hundert erwarteten Gästen skaliert dieselbe Lösung einfach durch mehr gleichzeitig scannende Handys – ohne dass vorher irgendetwas angeschafft oder eingerichtet werden muss.

Die Gästeliste im Dashboard – nicht nur am Eventtag nützlich

Neben dem Scan selbst bleibt die zweite Hälfte einer klassischen Gästeliste erhalten: der Überblick, wer sich angemeldet hat. Im Dashboard steht pro Event jederzeit die vollständige Liste – Name, E-Mail, Ticketkategorie, Status (eingelöst oder nicht) –, ab dem Starter-Plan auch als CSV-Export, exakt wie bei einem bezahlten Event.

Das ist praktisch über den reinen Einlass hinaus: Bei einer Pressevorführung lässt sich vorab abgleichen, welche Redaktionen tatsächlich zugesagt haben. Bei einem Vereinsfest zeigt der Export, wie viele Mitglieder sich angemeldet haben, bevor Catering oder Bestuhlung final bestellt wird. Und nach dem Event lässt sich dieselbe Liste – sofern die entsprechende Einwilligung eingeholt wurde – für die Einladung zum nächsten Termin weiterverwenden, statt bei null anzufangen.

Wann eine Warteliste sinnvoll wird

Ist das Event ausgebucht, können sich weitere Interessent:innen ab dem Starter-Plan auf eine Warteliste setzen. Wird ein Platz frei – etwa weil jemand absagt –, benachrichtigst du per Klick im Dashboard die nächste Person auf der Liste per E-Mail. Für ein kleines, kapazitätsbegrenztes Gratis-Event mit hoher Nachfrage (ein limitiertes Screening, ein Workshop mit wenigen Plätzen) ersetzt das die sonst übliche Praxis, Zusagen manuell nachzuverfolgen und Absagen von Hand nachzurücken.

Fazit

Ein Ticketpreis von €0 ist bei TCKTNEST keine Ausnahme, sondern ein normaler Wert im selben System: gleiche Ticketkategorien, gleicher QR-Code, gleicher Einlass-Scan, gleiche Gästeliste – mit der Mindestgebühr pro Ticket, die du an die Gäste weitergibst, selbst trägst oder über günstigere Gästelisten-Credits abdeckst. Für Pressevorführungen, Vereinsevents, private Feiern mit Gästeliste oder jedes andere Event ohne Ticketpreis heißt das: keine Excel-Tabelle, kein Zettel an der Tür, sondern dieselbe Einlassinfrastruktur wie bei einem ausverkauften bezahlten Konzert – nur eben ohne Ticketpreis.

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