Tickets für Amateurtheater und Laientheater online verkaufen

Die Proben laufen seit Monaten, das Bühnenbild steht, und jetzt beginnt die zweite Hälfte der Arbeit: der Kartenverkauf. Bei einer Theatergruppe sieht der klassisch so aus – eine Excel-Liste kursiert per E-Mail zwischen den Vereinsmitgliedern, Karten werden gegen Bargeld an der Abendkassa verkauft, und irgendwer führt Strichlisten, wie viele Plätze im Pfarrsaal oder Gemeindesaal noch frei sind. Das funktioniert, bis es nicht mehr funktioniert – meistens genau dann, wenn eine Vorstellung ausverkauft sein sollte und trotzdem noch Karten an der Abendkassa verkauft werden.

Amateurtheater hat ticketing-technisch ein paar sehr spezifische Anforderungen, die sich von einem Konzert oder einer Party unterscheiden: eine Produktion mit mehreren Vorstellungsterminen, ein kleiner Saal mit hart begrenzter Platzzahl, und ein Team, das ausschließlich ehrenamtlich arbeitet. Dieser Artikel zeigt, wie ihr das mit einem Online-Ticketsystem abbildet.

Eine Produktion, mehrere Vorstellungstermine – ein Event

Ein Stück wird selten nur einmal aufgeführt. Drei, vier, manchmal acht Vorstellungen über mehrere Wochenenden sind bei Laientheatergruppen üblich. Legt man dafür jeden Termin als eigenes, separates Event an, hat man am Ende so viele Buyer-Listen, Statistiken und Links wie Vorstellungen – und muss beim nächsten Newsletter erst mühsam zusammenrechnen, wer eigentlich schon da war.

Bei TCKTNEST hängt ihr stattdessen alle Vorstellungstermine derselben Produktion an ein Event. Das Publikum sieht eine einzige Seite mit allen Terminen zur Auswahl, ihr habt eine gemeinsame Statistik über Verkäufe und Umsatz der ganzen Produktion – nicht acht einzelne Dashboards, die ihr manuell addieren müsst. Änderungen am Beschreibungstext, an der Location-Info oder am Bühnenbild-Foto pflegt ihr an einer Stelle, nicht achtmal.

Kapazität pro Vorstellung exakt begrenzen

Der zentrale Unterschied zu einem Konzertsaal: Der Gemeindesaal, das Pfarrheim oder die Schulaula, in der viele Amateurtheatergruppen spielen, hat eine fixe, oft kleine Platzzahl – 60, 100, manchmal nur 40 Sitzplätze. Wird diese Zahl überschritten, ist das nicht nur unangenehm, sondern je nach Veranstaltungsort auch ein Problem mit dem Brandschutz oder der Saalordnung.

Für jede Vorstellung legt ihr eine eigene Ticket-Kategorie mit eigenem Preis und eigener Kapazität an – die Kapazität setzt ihr exakt auf die tatsächliche Sitzplatzzahl des Saals. Ist eine Vorstellung ausverkauft, wird der Verkauf für genau diesen Termin automatisch gestoppt, während die anderen Vorstellungen weiterlaufen. Eine feste Sitzplatzzuteilung innerhalb des Saals (wer sitzt in welcher Reihe) bildet das System nicht ab – das bleibt weiterhin eure eigene Saalordnung vor Ort. Was es aber zuverlässig verhindert, ist der Klassiker: mehr Karten verkauft, als der Saal Plätze hat.

Ist ein Termin ausverkauft, könnt ihr ab dem Indie-Plan eine Warteliste für diese Vorstellung aktivieren. Interessierte tragen sich ein und werden automatisch per E-Mail benachrichtigt, sobald ein Platz frei wird – etwa weil jemand storniert.

Vollpreis, ermäßigt, Kinder – und die Schulklasse in der zehnten Reihe

Amateurtheater-Publikum ist gemischt: Erwachsene zum Vollpreis, ermäßigte Karten für Schüler, Studierende oder Senioren, oft eine eigene Kinderkategorie. All das legt ihr als separate Ticket-Kategorien mit eigenem Preis und eigenem Kontingent pro Vorstellung an – ohne Excel-Formel, die den Überblick behalten muss.

Kommt eine ganze Schulklasse oder ein Seniorenclub geschlossen, lohnt sich ein automatischer Gruppenrabatt: Ihr legt eine Mindestmenge und einen Rabattsatz fest, der Rabatt greift automatisch, sobald der Warenkorb diese Menge erreicht – ohne dass jemand einen Code weitergeben oder sich merken muss. Für Ehrenkarten – Regie, Bühnenbau, Sponsoren, örtliche Presse – funktioniert ein 100-%-Promo-Code: Der Gast "kauft" das Ticket kostenlos, steht aber trotzdem sauber mit Namen und QR-Code auf der Einlassliste, statt handschriftlich auf einem Zettel vermerkt zu werden.

Freier Eintritt oder freiwillige Spende

Nicht jede Theatergruppe verlangt einen fixen Preis. Manche Vereine spielen gegen freiwillige Spende, andere setzen einen Mindestbetrag, über den das Publikum gerne mehr geben darf – etwa um die nächste Produktion mitzufinanzieren. Beides lässt sich abbilden: Mit Pay-what-you-want legt ihr einen Mindestpreis fest, das Publikum kann beim Bezahlen frei aufrunden. Setzt ihr den Preis auf €0, fallen weder Stripe- noch Plattformgebühr an – und der Gast bekommt trotzdem ein echtes Ticket mit QR-Code, Einlasskontrolle und Platz in eurem CSV-Export, genau wie bei einer bezahlten Vorstellung.

Das ehrenamtliche Team am Einlass

Beim Amateurtheater steht am Einlass selten dieselbe Person zweimal – meistens wechseln sich Vereinsmitglieder, Eltern oder Vorstandsmitglieder von Vorstellung zu Vorstellung ab. Über die Team-Funktion ladet ihr beliebig viele Personen mit einer eigenen Rolle ein – Scanner, Manager oder Admin –, jede mit einem eigenen Einladungslink, ohne ein gemeinsames Passwort herumzureichen. Der QR-Code-Scan läuft direkt über den Browser am eigenen Smartphone, ganz ohne App-Installation – praktisch, wenn jemand nur an einem einzigen Abend am Einlass hilft und danach nie wieder.

Weil die ganze Produktion ein Event ist, muss das Team nicht für jede Vorstellung neu eingeladen werden: Einmal eingerichtet, kann jede Person an jedem Termin scannen, an dem sie eingeteilt ist.

Nach der Premiere: Die Adressliste für die nächste Produktion

Für einen Verein ist das Publikum von heute oft das Premierenpublikum der nächsten Produktion. Der CSV-Export liefert euch jederzeit die vollständige Käuferliste – Name, E-Mail, Ort, PLZ, Ticket-Kategorie, Status – über die gesamte Produktion hinweg, nicht getrennt nach Vorstellungsterminen. Diese Daten gehören zu 100 % euch als Verein; TCKTNEST verkauft oder teilt sie nicht weiter. Für die Einladung zur nächsten Premiere oder den Vereinsnewsletter ist das die Grundlage.

Kosten für einen Verein mit begrenztem Budget

Für die meisten Amateurtheatergruppen passt der kostenlose Nest-Plan: keine Grundgebühr, keine Vertragsbindung, nur eine Gebühr von 3,7 % + €0,39 pro verkauftem Ticket (mindestens €0,59) – bis zu 200 Tickets pro Event. Ihr entscheidet dabei selbst, ob der Verein diese Gebühr trägt oder sie auf den Ticketpreis aufschlägt. Wächst die Produktion über mehrere Vorstellungen hinweg deutlich, steht der Indie-Plan (€19/Monat, 2,7 % + €0,39, kein Ticketlimit) offen.

Die Umsatzsteuer stellt ihr passend zur Veranstaltung ein: In Österreich gilt für kulturelle Veranstaltungen häufig der ermäßigte Satz von 13 % statt der regulären 20 % – der Satz und ob der angezeigte Preis brutto oder netto ist, lassen sich pro Event konfigurieren.

Fazit

Amateurtheater braucht kein Ticketsystem, das für Stadien oder Clubnächte gebaut ist – aber es braucht eines, das mit mehreren Vorstellungsterminen, kleinen Sälen mit fixer Platzzahl und einem ehrenamtlichen Team umgehen kann, ohne dass jemand am Ende der Saison eine Excel-Tabelle entwirren muss. Eine Produktion als ein Event mit mehreren Terminen, exakte Kapazitäten pro Vorstellung, ermäßigte Kategorien und Gruppenrabatte für die Schulklasse, ein Team, das ohne App-Installation am Einlass scannt, und eine Adressliste, die nach der letzten Vorstellung sauber exportierbar ist – das deckt die eigentlichen Anforderungen ab.

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